איך מזהים תהליך שמתאים לאוטומציה?

הסימנים הראשונים

"אנחנו עושים את אותה פעולה כל היום." העתקה של מידע בין מערכות, פעולות שחייבים לזכור, התראות שנשלחות ידנית ודוחות שמורכבים ביד הם בדרך כלל המקום שבו מתחילים לחפש.

ארבעה מאפיינים של תהליך מתאים

הוא חוזר על עצמו בתדירות גבוהה. יש לו טריגר ברור: ליד חדש, טופס שהוגש, שינוי סטטוס או מסמך שהתקבל. הכללים שלו מוגדרים ואפשר לנסח אותם. והמידע שהוא צריך נמצא במערכות דיגיטליות שאפשר לגשת אליהן, בדרך כלל דרך API.

כשארבעתם מתקיימים, הסיכוי שאוטומציה תעבוד טוב ולאורך זמן גבוה.

מה פחות מתאים

תהליך שעוד לא הוגדר: אוטומציה של בלגן מייצרת בלגן מהיר יותר. שלבים שדורשים שיקול דעת אנושי. מערכות שאין אליהן גישה או שהיכולות שלהן מוגבלות. ותהליכים נדירים, שבהם עלות הבנייה והתחזוקה גבוהה מהתועלת.

מתחילים במיפוי

ממפים את התהליך צעד אחרי צעד: מי עושה מה, באיזו מערכת, איפה מידע עובר ידנית ואיפה מחכים. אחר כך מתעדפים לפי Impact, Cost, Complexity ו-Risk.

התוצאה היא לרוב אחד מהדפוסים המוכרים: lead workflows, follow-up workflows, תהליכי אישור, זרימת מסמכים, סנכרון נתונים או תהליכים מתוזמנים.

מה המטרה

פחות Copy/Paste, פחות פעולות שחייבים לזכור ופחות מידע שעובר ידנית בין מערכות, כדי שהזמן של האנשים ילך למה שבאמת דורש אותם.